Verwaltungsabläufe überdenken: E-Mails nicht ausdrucken und mit Eingangsstempel versehen

Bürgervorschlag
von: tbrueck83; 23.06.2010; Nummer: 3739
Stadtteil: Trier (gesamt); Wirkung: Sparidee; Thema: Zusätzliche Themen
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Aus dem Anlass chronischer Geldknappheit bzw. Überschuldung der Haushalte, wäre es sicherlich sinnvoll, die Ausgabenstruktur einer Verwaltung einmal zu überdenken. Dazu zählen dann auch Verwaltungsabläufe, die überbürokratisch sind und unnötig Zeit in Anspruch nehmen.

So geschehen bei einer Anfrage per E-Mail in der Stadtverwaltung Trier. Nach einigen Tag erfolgte die Antwort in einer gesonderten E-Mail. Der Clou an der Sache aber ist der Anhang. So werden im Hause der Stadtverwaltung eingehende E-Mails ausgedruckt, mit einem Eingangsstempel versehen und danach als PDF-Datei eingescannt, um dann als Anhang an eine neue Antwort-W-Mail mitgeschickt zu werden.

Solche Verwaltungsabläufe bündeln in der heutigen Zeit nur unnötig Ressourcen und verursachen vor allem unnötige Kosten, sowohl Materialkosten als auch Personalkosten.

Redaktion
Zuständigkeit: 
Stadt zuständig
Prüfung durch den Rat: 
wird geprüft
Verwaltung empfiehlt: 
bereits geplant

Status der Umsetzung

in Planung

Ergebnis des Rates

Dieser Vorschlag wurde bereits vor der Bürgerbeteiligung beschlossen und befindet sich in der Phase der Planung.

Verwaltungshinweis für den Rat

Entscheidungen der Stadtverwaltung müssen stets überprüfbar sein. Deshalb ist eine Aktenführung notwendig, die alle wichtigen Informationen umfasst und Veränderungen dokumentiert. Eine E-Mail lässt sich nur in einem Dokumentenmanagement-/Archiv-System unveränderbar abspeichern. Bei elektronischen Akten schreibt der Gesetzgeber allerdings zusätzlich vor, dass die Vollständigkeit einer Akte mithilfe von digitalen Signaturen bestätigt wird.

Die Einführung eines entsprechenden Softwaresystems ist mit einer 7-stelligen Investitionssumme und mit hohem Personalaufwand verbunden, so dass sich die Stadtverwaltung entschlossen hat, dieses System sukzessive einzuführen.

Kommentare der Fraktionen

Behandlung des Schriftverkehrs prüfen

Die Art der Sicherung des ein- und ausgehenden Schriftverkehrs sollte grundsätzlich geprüft und verbindlich geklärt werden. Gleiches gilt insgesamt für den Druckoutput der Verwaltung. Manchmal ist ein „überbürokratischer Ausdruck“ eher hilfreich als unbürokratische, vermeintlich kostensparende Lösungen. Ggf. können im Zuge der Einführung der De-Mail (ein Kommunikationsmittel, das den rechtsverbindlichen und vertraulichen Austausch elektronischer Dokumente über das Internet ermöglicht) weitere Änderungen der Verfahrensweise herbeigeführt werden.

Serverkapazitäten überdenken!

Ja, es wird tatsächlich häufig so verfahren und es ist richtig, dass dies nicht gerade effektiv ist. Und doch werden die Verwaltungsmitarbeiterinnen und -mitarbeiter durch den begrenzten Speicherplatz dazu gezwungen, sich andere Wege zu überlegen, die den Nachweis der Mail möglich macht. Denn die Verwaltung muss natürlich eingehende Mails abspeichern, um sie abarbeiten zu können und eventuell den Eingang bzw. Ausgang zu belegen. Da jedoch der städtische Server nur begrenzte Kapazitäten hat, ist dies nicht im normalen E-Mail-Postfach möglich. Es sollte daher dringend überlegt werden, wie hier effektiver - im Sinne des Vorschlags- gearbeitet werden kann und ob die Mehrkosten für Speicherplatz nicht um ein vielfaches geringer sind als die aktuell zusätzlich anfallenden Arbeitsstunden. Sven Teuber, SPD-Fraktionsvorsitzender

Einverstanden!

Auch große Unternehmen schaffen es, Ihre Mails digital zu archivieren anstatt diese auszudrucken. Das Server-Kapazitäts-Problem kann somit nicht Grund für diese Papier- und Arbeitszeitverschwendung sein. Anja Matatko

Kommentare der Teilnehmenden

Unglaublich
von: toax; 23.06.2010

Unglaublich oder gibt es einen Personalüberhang in der Verwaltung?